회의록 작성 가이드

회의록 구성 요소

• 회의 일시
• 장소
• 참석자
• 불참자와 그 이유
• 회의록 작성자
• 회의 안건
• 안건별 결정 사항
• 안건별 담당자
• 안건 완료 예상일
• 다음 회의와 준비 사항 예고

회의록 작성 원칙을 기억한다.

미리 회의 안건을 공유한다.

효율적으로 시간을 활용할 수 있게 미리 회의 안건을 공유

안건별로 담당자와 일정을 정한다.

해야만 한다고 정리하고 각 안건을 처리할 담당자와 일정을 정하지 않은 채 회의가 끝날 때가 있음.

회의 직후에 정리한다.

시간이 흐르면 회의 내용을 조금씩 잊어버리게 됨. 회의 때 쓴 메모를 읽고 요점을 정리.

회의록에는 요점만 정리한다.

각 안건을 어떻게 결정했는지와 토론 사항을 요약해서 남겨야 함.

중립 어조를 지킨다.

은어를 섞어서 얘기했더라도 문서로 정리할 때는 보편적이고 형식적인 표현으로 적는다.

작성 후 검토한다.

회의록 작성이 끝나면 배포 전에 검토를 해야함. 특히 회의록에 적은 시간과 참석자, 불참자가 정확한지 확인한다.

일정 공간에 배포한다.

수정 사항이 있다면 반영한 후 회의록을 봐야 하는 모든 사람에게 배포한다.

제목

회의록 제목은 회의 날짜와 회의록 유형을 알 수 있게 작성.

일시와 참석자

회의 일시, 장소, 참석자, 불참자와 사유를 작성. 회의록에 궁금한 점이 있을 때 연락할 ‘작성자’도 추가.

안건

회의에서 다룬 안건과 주요 결정 사항을 간략히 정리해 추가

협의 결과 또는 할 일

회의에서 결정된 ‘협의 결과’나 ‘할 일’을 담당자, 기한과 함께 작성.

회의 내용을 다 읽지 않고도 결론을 알 수 있게 회의록 앞부분에 핵심 내용이 나오도록 배치.

회의 내용

안건별로 협의한 내용 중 주요 내용을 적음. 참고할 내용이 많다면 별도 문서를 첨부하거나 페이지 링크를 추가.

다음 일정과 안건

다음 회의 일정과 협의할 안건을 추가. 아직 정해진 안건이 없다면 안건을 취합한 후 나중에 추가

정리

회의록 작성은 가볍게 생각하기 쉽다. 하지만 시간이 지나도 협의 내용과 결과를 분명하게 알 수 있게 결정 사항과 근거, 참고 사항을 가독성 있게 정리해 두는 것이 중요!

해당 가이드는 ‘개발자를 위한 글쓰기 가이드’를 참고하여 만들었습니다.